Carla Font
Front Office & Reservations Manager
Civitfun nos ha ayudado por lo ágil que hace el proceso de meter datos. El cliente llega al hotel con el check-in online realizado y ya aparecen todos los datos en el PMS. Eso hace que el proceso de check-in se reduzca a 5 minutos y, de esta forma, podamos brindarle más tiempo al cliente y contribuir a mejorar la experiencia del huésped que al final es lo que pretendemos en VIVOOD
Este caso de estudio analiza los desafíos que presentaba VIVOOD antes de la implementación del check-in online. Detalla las soluciones propuestas por Civitfun para alcanzar los objetivos, muestra los resultados obtenidos y ofrece testimonios del personal del hotel.
El objetivo de Civitfun era digitalizar y simplificar las tareas manuales que se llevaban a cabo en recepción, así como reducir el tiempo de espera y agilizar el registro y acceso de los huéspedes.
En el año 2015 se inauguró VIVOOD Landscape Hotel, convirtiéndose en el primer hotel paisaje del país. Situado en Benimantell, en pleno Valle de Guadalest, y rodeado de naturaleza, VIVOOD ofrece a sus huéspedes una experiencia única y exclusiva en un entorno natural incomparable.
VIVOOD se distingue por sus 35 villas y suites, diseñadas para proporcionar un servicio de lujo mientras se funden armoniosamente con el entorno. Este hotel se basa en las cinco "E" que definen su filosofía y que han sido clave en su éxito: Entorno, Encanto, Emoción, Exclusivo y Ecológico. Cada uno de estos valores se refleja en cada aspecto del hotel, desde su arquitectura sostenible hasta la atención al detalle en la experiencia del huésped.
Adrián Sánchez
Guest Experience and Spa Manager
Anteriormente punteábamos las reservas impresas una a una, pero ahora es algo totalmente impensable. Además el haber digitalizado todo el proceso también da una imagen de frescura de cara al cliente.
Agilizar los procesos de check-in
Tanto internamente, al ahorrar tiempo en tareas manuales, como externamente, al simplificar y agilizar los procedimientos para los clientes.
Mejorar la calidad del servicio
Encontrar una herramienta compatible con el PMS que permita optimizar y personalizar la experiencia de los huéspedes.
Cumplir con los estándares de sostenibilidad
Adoptar políticas que favorezcan el uso eficiente de recursos, la minimización de residuos y la implementación de tecnologías ecofriendly.
Las soluciones implementadas se adaptan a las necesidades y características del hotel, ofreciendo la solución más adaptada.
Productos implementados en la cadena:
Check-in online
Conexión con canales
La API de Civitfun se integra de forma bidireccional con Sihot, sistema de gestión de VIVOOD Landscape Hotel.
La implementación del check-in online de Civitfun ha representado una mejora significativa tanto en los procesos internos como en la experiencia del cliente. Esta herramienta tecnológica no solo agiliza el acceso y registro para los huéspedes, sino que también posiciona al hotel como una entidad innovadora y competitiva en el sector.
Desde una perspectiva operativa, Civitfun ha simplificado el ingreso de datos, permitiendo que los clientes realicen de manera autónoma el check-in online antes de su llegada al hotel, los datos se transfieren automáticamente al PMS Sihot, reduciendo el proceso de registro a la mitad.
A nivel de imagen, han introducido la posibilidad de hacer el check-in online a través de la web lo que da una imagen mucho más innovadora e incluso ofrece ventaja competitiva y aumenta la captación de clientes.
Además de implementar Civitfun para la mejora operativa, VIVOOD se apoyó en Roiback como partner que los acompañó en su estrategia de venta directa, incrementando su share y consiguiendo un mejor posicionamiento gracias a su propuesta de valor.
Carla Font
Front Office & Reservations Manager
Además de agilizar la recepción, nos ha facilitado sobre todo a la hora de tener que pasar el police report, ya que ese fichero va muy al detalle y el hecho de tener los datos ya cumplimentados por el cliente nos facilita mucho el proceso. En caso de que surgiera alguna incidencia con los datos del cliente, el tener el registro en Civitfun con la imagen del pasaporte o del documento de identidad, podemos contrastar la información y ver cuáles son los fallos
El proceso de check-in online permite ofrecer una mayor calidad en el servicio, obteniendo información relevante antes de la llegada del huésped gracias a los formularios personalizados, como su fecha de cumpleaños o preferencias específicas, por ejemplo, camas separadas, sin necesidad de que el cliente lo mencione al llegar.
Al anticipar estos detalles, el proceso de check-in en recepción se vuelve mucho más fluido y evita que se produzca un corte de comunicación, suceso que podría ocurrir si el recepcionista tuviera que introducir los datos manualmente.
Esto no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también optimiza la eficiencia operativa del establecimiento, permitiendo un servicio más personalizado y ágil.
La implementación del check-in online permite eliminar la necesidad de formularios impresos y registros manuales, lo que conlleva múltiples beneficios. Al minimizar el uso de papel y tinta se reducen significativamente los costes derivados de estos materiales y el espacio para su almacenamiento. Este cambio, además de tener un impacto positivo en el medio ambiente al disminuir el consumo de recursos, también reduce los gastos operativos del establecimiento.
Al eliminar la necesidad de realizar tareas manuales repetitivas, se optimiza el tiempo del personal, permitiendo que se concentren en otras actividades más estratégicas y orientadas a mejorar la experiencia del cliente. En conjunto, estas mejoras contribuyen a una operación más eficiente y sostenible, reflejando un compromiso con las políticas medioambientales.
ResultadosLos resultados se respaldan con datos de Civitfun (visibles para el cliente en el Dashboard de Civitfun), así como con los propios datos e insights de VIVOOD Landscape Hotel, que contribuyeron al estudio de este caso.
67%
Incremento en el número de check-ins de 2024 vs 2023
50%
De las reservas totales de VIVOOD Landscape Hotel realiza el check-in online con Civitfun
4.375 €
Ahorro de papel y tinta desde implementación
1.897horas
Ahorro en tiempo desde implementación
Puntuación que otorga VIVOOD Landscape Hotel a Civitfun
77%
Tasa de conversión de check-ins finalizados
Canales de check-in online
La adopción del check-in online de Civitfun ha sido una decisión estratégica que ha permitido a VIVOOD Landscape Hotel ofrecer a sus huéspedes una experiencia de alojamiento mejorada. Esta innovación no solo ha optimizado la eficiencia operativa del hotel, sino que también ha elevado el estándar de servicio.
Actualmente, más de 250.000 habitaciones usan nuestro software de check-in online en más de 20 países. Ponte en contacto con nosotros sin compromiso, descubre cómo automatizar desde el check-in online hasta el check-out de tu establecimiento hotelero y mejora la experiencia de tus huéspedes.
Carla Font
Front Office & Reservations Manager
La valoración final que tenemos sobre Civitfun es muy positiva, ya que nosotros no tenemos un lector de DNI como tal, por lo que la diferencia ha sido bastante grande: de meterlo todo manual a no tener que meter nada
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